Procès-verbal 2020-11-06

Discussion et principales décisions :

Ordre du jour
Proposition pour ajouter un point à l’order du jour: le Mémoire Collectif à lire par tous les membres du Conseil. Les membres doivent fournir une réponse à Darquis avant lundi, le 9 novembre avec leur support ou non. Alexandre fera suivre le document attacher à un formulaire de sondage (Google Form) pour capture l’opinion des membres.
Ordre du jour est approuvé.

Halloween
L’événement s’est bien déroulé. Les enfants semblent avoir appréciés le sentier décoré et criaient “encore”.
Il y avait peu de volontaires cette année, mais les décorations ont été installées en 3 heures environs.
Le budget a été plus serré cette année dû, entre autre, au fait qu’il n’y a pas eu de donation de bonbons. Natalie a donc dû en acheter plus que prévu, et il semblerait qu’ils étaient plus chers que par les années précédentes.
- Le budget a été augmenté suivant le comité du 8 october de $400 à $600, suivant l’approbation de 5 membres du comité.
- Natalie a été remboursée $547.48 par Michel Fontaine.
Nelly Denis a accepté d’entrepose deux boîtes de decoration. Voir aussi point #10 ci-dessous sur le sujet.

Comité Communication
Le mandat est approuvé :
- Assure les communications entre l’Association et les membres.
- Support au compte FB et aux administrateurs
- Prépare et publie les Bulletins aux membres
- S’assure que le site Web est à jour
- S’occupe de la réimpression et de la distribution du kit de bienvenue aux nouveaux résidents
- S’occupe de l’affichage des activités dans le quartier
- S’occupe des achats de matériel de promotion.
Membres du comité pour support Alexandre : Émilie (Facebook), Daniel (Facebook/Web), Érik (Matériel d’affichage), Marc (Template d’affichage)
Daniel Poulin aidera au développement du site web et Marc St-Onge lui fera suivre le contenu à y afficher.
Alexandre partagera l’arborescence sur Google Drive avec tous les membres du Conseil. Chaque comité pourra s’en servir comme outils de collaboration.
Alexandre créera aussi un dossier pour Marc et Darquis afin qu’ils puissent y téléverser leur archives.
À l’avenir, l’ordre du jour inclura un point à la fin de chaque réunions du Conseil où le contenu du prochain bulletin sera établie. Le leader d’une activité enverra le brouillon à Alexandre pour être traduit et envoyé à toute l’Association.
- Les sujets du prochain bulletin: Halloween (Natalie) et un rappel des comités à l’Association pour obtenir une plus grande participation (Darquis).

Comité Environnement
Le mandat est approuvé :
1. S’assure d’intégrer les considérations environnementales dans les activités de l’association
1. Créer une politique environnementale pour l’Association
1. Voit à ce que les activités de l’Association respectent l’environnement
1. Fait la promotion de pratiques environnementales auprès des membres : compostage des feuilles, entretien des terrains, etc…
1. Organise des activités de sensibilisation pour les résidents
L’environnement est la responsabilité de tous les membres du conseil et doit faire partie de chaque événement.
Le comité est responsable d’établir la politique environnementale pour l’association.
1. Darquis contactera les autres associations pour connaitre leur politique.
1. Émilie souhaite participer à l’établissement de la politique
1. Natalie souhaite participer aux événements de jardinage s’ils ont lieu.
Comité de programmation
Le mandat est approuvé :
1. Responsable des différentes activités de l’association
Planifie et fait approuver la programmation annuelle de l’association
Établit les budgets, fait le recrutement des bénévoles, fait les démarches auprès des fournisseurs et de la Ville pour la réservation du matériel
Peut établir des sous-comités au besoin
Membres du comité pour supporter Érik : Isabel, Natalie

Fête de Noël
- Il est peu probable que l’événement aura lieu à l’intérieur cette année.
- Quelques idées de dernière minute proposes par le Conseil:
- Le sentier du Parc St-Malo pourrait être décoré comme il l’était à l’Halloween
- Père Noël pourrait se promener dans les rues
- Ramasser la Guignolée en même temps
- Décorer une maison ou le gazebo pour Noël pour que tout le voisinage puisse passer
- Isabel devra évaluer les différentes options et proposer un projet au Conseil.

Achat d’équipement
Darquis propose d’acheter l’équipement pour enlever le nerprun – $500. Le Conseil est en accord.
Darquis évaluera aussi nos besoins pour remplacer les tentes d’exposition : une grande et une ou deux petites seront achetées – $1,500
Les affiches pour événements
- Marc et Érik contacteront Denis pour la technique de remplacement des dates afin d’augmenter la durée de vie des affiches.
- Natalie enverra à Marc les graphiques des événements passés
Bibliothèques en bois
- Érik déterminera si le Conseil doit acheter des bibliothèques neuves ou les faire fabriquer par un membre?
- Darquis contactera un ébéniste pour obtenir une soumission.
- Idée d’activité: des enfants du voisinage pourraient les décorer?

Entreposage
Le Conseil est un « Grand Partenaire » de la Ville de Gatineau et la ville peut offrir une solution d’entreposage gratuite.
Un entrepôt est disponible à l’intérieur d’un autre building, mais le conseil n’y a pas accès en tout temps.
Érik :
Relancer la ville pour obtenir un autre service d’entreposage gratuit
Consulter les services payant aux alentours dont 50% sera remboursable par la ville.
Darquis fera circuler l’inventaire du matérial qui doit être entreprosé.

Boucle Transit – Ottawa Gatineau
Lien vers le projet: https://fr.transitloop.ca/
Daniel trouvera de nouvelles alternatives ou projets similaires avant de partager avec l’Association. Il y a des doutes sur la bonne foi et la transparence de cette initiative.