Association des résidents du Parc Champlain et des environs
Champlain Park and Vicinity Residents’ Association

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Statuts

Article 1  NOM

L’Association est désignée sous le nom de « Association des résidants du Parc Champlain et des environs », ci-après désignée comme « l’Association ».

Article 2  BUTS

L’Association a pour but de promouvoir les intérêts de ses membres auprès des gouvernements provincial et locaux, de les encourager à participer à la vie de leur Association et d’organiser toute activité de nature à favoriser la réalisation des buts susmentionnés.

Article 3  TERRITOIRE

Le territoire desservi par l’Association est cette partie de la ville de Gatineau située à l’intérieur du liséré sur le plan ci-joint.(Appendice 1)

Lorsque la majorité des membres du Conseil d’administration désire inviter les résidants d’un secteur adjacent à faire partie de l’Association, l’initiative doit être proposée aux membres de l’Association lors de l’Assemblée générale annuelle et acceptée par ceux-ci. Si une majorité des deux tiers accepte de cette proposition, le Conseil adressera une lettre aux foyers du secteur adjacent les invitant à payer la cotisation pour devenir membre de l’Association.

Article 4  MEMBRE

Il existe deux catégories de membres : les membres ordinaires et les membres associés.

Sont membres ordinaires, les personnes et leur conjoint(e) qui ont payé la cotisation annuelle prévue par les présents statuts et qui sont propriétaires ou résidants d’une propriété au sein du territoire montré sur le plan du Parc Champlain et des environs (Appendice 1).

Peuvent être membres associés des personnes et leur conjoint(e) ne résidant pas à l’intérieur du territoire de l’Association, qui ont été recommandés par un membre, ont été acceptés par le Conseil  et ont payé la cotisation établie en vertu des présents statuts. Les membres associés ne sont pas éligibles au poste d’administrateur de l’Association et n’ont pas droit de vote aux assemblées générales des membres. Cependant, ils jouissent de tous les autres privilèges des membres ordinaires.

Article 5  DOSSIERS DES MEMBRES

Le secrétaire de l’Association doit s’assurer que les dossiers des membres soient exacts, il peut déléguer cette tâche à un autre officier de l’Association accepté par le conseil d’administration.

Les dossiers des membres doivent inclure au moins le nom, adresse, numéro de membre et date d’expiration d’adhésion de chaque membre. D’autres informations sur le membre, tel que numéro de téléphone ou adresse courriel, peuvent être incluses si fournies par le membre.

Les dossiers des membres sont de nature privée et seuls les officiers et administrateurs de l’Association peuvent y avoir accès.

Le conseil d’administration peut néanmoins autoriser des membres ordinaires à prendre connaissance de ces dossiers, mais seulement en autant que cela est nécessaire pour promouvoir  un objectif ou une activité de l’Association. Toute utilisation non autorisée de dossier est interdite.

Article 6  ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Une assemblée générale annuelle ne peut être tenue plus de 120 jours après la fin de l’exercice financier. (voir Article 22)

Une assemblée générale spéciale des membres est convoquée par le conseil d’administration sur demande écrite de vingt-cinq membres en règle adressée au secrétaire.

Les assemblées générales annuelles ou spéciales ont lieu au jour fixé par le Conseil d’administration avec avis de convocation d’au moins sept jours adressé par écrit à chacun des membres à leur dernière adresse connue et affiché dans un endroit adéquat sur le territoire de l’Association.

À défaut de quorum à une assemblée générale, une seconde assemblée est convoquée conformément aux dispositions qui précèdent et les personnes présentesà cette seconde assemblée constituent alors le quorum.

Article 7  ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle doit contenir au moins les points suivants:

a)         le dépôt et l’approbation des procès-verbaux des assemblées générales précédentes qui n’ont pas encore été approuvés;

b)         la présentation du rapport des administrateurs;

c)         l’approbation des états financiers pour l’exercice échu;

d)         l’élection des membres du Conseil d’administration; et

e)         une période de questions.

L’ordre du jour peut aussi contenir tout point jugé opportun par le président ou par au moins cinq administrateurs ou par au moins dix autres membres ordinaires. D’autres sujets peuvent aussi être proposés par un membre présent à l’assemblée sur acceptation du président de l’assemblée

Article 8  COTISATION

La cotisation annuelle des membres est établie et révisée, au besoin, lors de l’Assemblée générale annuelle.

Article 9  VOTE

Chaque membre ordinaire, sur paiement de sa cotisation annuelle, reçoit une carte de membre qui lui donne le droit, ainsi qu’à son conjoint, de vote aux assemblées générales de membres ainsi que de présenter sa candidature à l’un des postes d’administrateur.

Le vote par fondé de pouvoir ou par procuration est prohibé. 

Lors de ces assemblées générales, toute décision se prend à la majorité absolue des membres votants présents, sauf en ce qui a trait à la modification des statuts ou la dissolution de l’Association.

Article 10  CONSEIL D’ADMINISTRATION

Il est constitué un Conseil d’administration de l’Association dont les membres, à l’exception du président sortant qui peut en faire partie s’il le désire, sont élus lors de l’assemblée générale annuelle.

Le Conseil d’administration assure la direction et la gestion des affaires de l’Association et, plus particulièrement et sans limiter la généralité de ce qui précède, remplit toutes les fonctions que lui confèrent les présents statuts.

Le Conseil d’administration peut en tout temps former des comités et déterminer leur mandat.

Article 11  ADMINISTRATEURS

Le Conseil d’administration se compose d’au moins 7 et d’au plus 15 membres, tel qu’établi de temps à autre par résolution.

Tous les membres du Conseil d’administration sont élus pour un terme d’une année à la majorité simple du vote des membres ordinaires en règle présents à l’Assemblée générale annuelle. Les membres sortants du Conseil d’administration sont rééligibles.

Seuls les membres ordinaires qui ne sont pas membres du conseil municipal ou employés de la ville de Gatineau sont éligibles à un poste d’administrateur.

Les administrateurs ne sont pas  rémunérés; seules les dépenses dûment justifiées effectuées  pour le bénéfice de l’Association sont remboursables.

Article 12 COMITÉ DE NOMINATION

A. Comité de nomination

Dans le mois qui précède la date établie pour l’Assemblée générale annuelle, un comité de nomination est constitué pour préparer une liste d’au plus seize membres intéressés à faire partie du prochain conseil d’administration. À celle-ci est ajouté le nom du président sortant, s’il l’accepte.

Le comité de nomination est composé d’au moins trois membres ordinaires en règle de l’Association, dont le président en exercice et un ancien président, si disponibles.

B. Autres nominations

Tout membre de l’Association peut proposer un membre consentant de l’Association pour élection à un poste d’administrateur.

Une telle proposition doit être faite par écrit et adressée à n’importe quel administrateur de l’Association ou faite par un membre présent à l’Assemblée générale annuelle.

Une telle nomination doit être ajoutée à la liste des nominations faites par le comité de nomination.

C. Élection des membres du Conseil d’administration

La dite liste est déposée à l’Assemblée générale annuelle et elle est soumise au vote des membres par acclamation, ou par scrutin écrit advenant que d’autres nominations soient dûment faites en plus de celles du comité de nomination.

Article 13  RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration est maître de sa procédure et se réunit en assemblée régulière à des intervalles n’excédant pas deux mois sur convocation du président. Des réunions spéciales peuvent être convoquées par le président sur demande écrite de trois administrateurs soumise au secrétaire.

Dans le but de garder les délibérations du Conseil d’administration les plus transparentes possibles, tout membre de l’Association peut, sur demande, assister, mais sans prendre part aux débats, à une réunion Conseil d’administration. Cette demande doit être faite à n’importe quel officier de l’Association au moins 3 jours avant une réunion ordinaire.

Sur la demande qui lui en est faite ou de sa propre initiative, le conseil d’administration peut inviter tout membre de l’Association à une réunion où sont discutées des questions intéressant particulièrement ce membre.

Article 14  VACANCES

S’il survient une vacance au sein du conseil d’administration au cours de l’exercice, les autres membres peuvent nommer un remplaçant dûment habilité qu’ils choisissent parmi les membres ordinaires en règle de l’Association.

Il y a vacance au Conseil d’administration par suite de

  1. la mort ou la maladie prolongée,

b)         la démission,

c)         la destitution, ou

d)         l’absence non motivée d’un administrateur de trois réunions consécutives du conseil d’administration.

Article 15  OFFICIERS DE L’ASSOCIATION

Les officiers sont le président, les premier et second vice-présidents, le secrétaire et le trésorier.

Au cours d’une réunion à huis clos immédiatement après l’Assemblée générale annuelle, le nouveau Conseil d’administration élu élit à partir de ses membres le président de l’Association. Le nouveau président élu est ensuite présenté aux personnes présentes à l’Assemblée annuelle.

A la première réunion régulière suivant son élection le Conseil d’administration choisit à partir de ses propres membres les autres officiers de l’Association.

Les officiers exercent les pouvoirs qui leur sont délégués par le Conseil d’administration et font rapport de leurs actes, s’il y en a eu, à chaque réunion régulière du conseil.

Les officiers sortants continuent d’exercer les fonctions de leur poste jusqu’à ce qu’ils soient remplacés ou réélus.

Article 16  PRÉSIDENT

Le président est l’administrateur en chef de l’Association. Il exerce toutes les fonctions habituelles de son poste et toutes les autres fonctions que le Conseil lui délègue.

Le président préside l’assemblée générale annuelle.

Il convoque et préside les réunions du Conseil d’administration et en dresse les ordres du jour.

Il est membre d’office de tous les comités de l’Association.

Le président n’a pas droit de vote aux réunions qu’il préside sauf en cas d’égalité des voix.

Article 17  VICE-PRÉSIDENT

Le premier vice-président exerce les fonctions du président, en son absence ou son incapacité ou advenant la vacance du poste, jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle ou spéciale.

Le deuxième vice-président exerce les fonctions du président et du premier vice-président en leur absence ou incapacité ou advenant la vacance des deux postes.

Article 18  SECRÉTAIRE

Le secrétaire rédige les procès-verbaux de l’Assemblée générale annuelle et des réunions du Conseil d’administration, tient les dossiers des  membres, dresse les avis de convocation et exerce les autres fonctions habituelles de son poste.

Article 19  TRÉSORIER

Le trésorier tient la comptabilité de l’Association et en fait rapport à chaque réunion régulière au conseil d’administration.

Le trésorier conserve un dossier de toutes les transactions financières, y compris les reçus, pour une période d’au moins un an après la fin de l’exercice financier au cours duquel ces transactions ont eu lieu.

Il perçoit les fonds de l’Association et les dépose dans une institution financière désignée par le conseil d’administration.

Il signe tous les chèques et effectue toutes autres transactions financières conformément à la délégation de pouvoirs déterminée par le conseil d’administration.

Avant l’assemblée générale annuelle, le trésorier  prépare des états financiers complets pour l’exercice financier écoulé. Ces états doivent être examinés et approuvés par deux membres du conseil d’administration ou, si le conseil le décide, par un comptable indépendant. Les états financiers approuvés doivent être présentés à l’assemblée générale annuelle et des copies mises à la disposition des membres.

Article 20  QUORUM

Aux assemblées générales des membres, le quorum est de dix pourcent des membres ordinaires.

Aux assemblées du Conseil d’administration, le quorum est constitué d’un tiers du nombre d’administrateurs dont est alors constitué le Conseil. En tout temps, un quorum doit également rencontrer un minimum de trois administrateurs.

Article 21  CONTRESEING

Toutes transactions bancaires faites par le trésorier au nom de l’Association doivent être contresignées par le président ou le vice-président désigné par le conseil d’administration.

Article 22  EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier de l’Association se termine le 31 décembre de chaque année.

Article 23  STATUTS

Des copies des statuts seront à la disposition des membres à l’assemblée annuelle ou sur demande.

Les statuts de l’Association ne peuvent être abrogés, remplacés ou modifiés qu’en Assemblée générale annuelle ou spéciale moyennant l’approbation de deux tiers des membres ordinaires votant à l’assemblée convoquée à cette fin. Un avis d’au moins sept jours doit être adressé aux membres précisant la teneur de la modification proposée.

Article 24  DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION

L’Association pourra, sujet à l’approbation par un vote unanime des membres présents, être dissoute lors d’une assemblée spéciale convoquée à cet effet conformément aux dispositions de l’article 6 de ces statuts par le conseil d’administration.

Article 25  DISPOSITION DES BIENS

Advenant la dissolution de l’Association, tout l’argent et les biens appartenant à l’Association au moment de sa dissolution devront être donnés à un ou des organismes de charité choisis par le Conseil d’administration.

Article 26  ENTRÉE EN VIGUEUR

Lors de l’assemblée générale spéciale du 30 mai 2013, les membres de l’Association ont accepté ces statuts amendés.